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紛失したらどうすればいい?源泉徴収票を再発行する方法

第4195回 はじめてライフ
源泉徴収票は、会社から毎年、年末あたりに発行される書類です。年末調整によって受け取った給料や納めた所得税と、個人的な控除金額分などを精算して確定した内容を記録しています。源泉徴収票は普段はあまり使う機会がないため、どこかにしまったつもりでなくしてしまうこともあります。しかし、紛失したときにはどうしたら良いかわかっている人は、そう多くはないのではないでしょうか。なくしたときなどに源泉徴収票を再び入手するにはどうしたら良いかを解説します。

源泉徴収票がないと困るのはどんなとき?

源泉徴収票は、特に生活に変化がないと、必要性を感じることが少ない書類です。そのため、あまり重要だと思っていない人もいるかもしれません。しかし、源泉徴収票に記載されているのは、自分の所得と所得税の納税に関する記録です。ですから、この2つに関わる書類を提出しなければならないときには、必要になることが意外と多いものなのです。

わかりやすいのは、確定申告です。個人事業主などは自分で確定申告を行い納税しますが、会社員は通常は会社が代わりに納税してくれるので、自分で申告する機会はあまりありません。しかし、ある程度以上の副業の収入があったり、多額の医療費を支払ったりした場合には、その分の納税や控除での還付を受ける必要が出てきます。納税や還付金を受け取るためには確定申告をしなければならなくなり、その際に会社からの所得や納税の内容が記載された源泉徴収票も、申告書に添付して税務署に提出するのです。

また、源泉徴収票は納税以外でも提出を求められることがあります。所得や納税している金額が重要視される住宅ローンの審査や、所得制限のある児童手当の申請などです。賃貸マンションに申し込みをするときにも、借主が家賃を滞納しないか確かめる手段として、所得がわかる源泉徴収票が必要書類となっています。結構出番が多い書類なので、源泉徴収票は受け取ったら大切に保管しておかなければなりません。

源泉徴収票を紛失!再発行はできる?

源泉徴収票は、年末調整で行われた内容を記録したものです。所得税は年間を通して、社会保険料などが引かれた給与の所得額から、大体の金額が会社から納税されています。しかし、人によっては配偶者控除や扶養者控除などが発生します。その従業員それぞれの控除額などを会社で取りまとめ、細かい計算をきちんと行って、納税や還付をするのが年末調整です。年末調整が行われるのは12月の給与が確定してからなので、源泉徴収票も渡されるのは12月の給与明細が発行される頃になるのが一般的です。12月に発行されなくても、遅くとも発行年度の次の年の1月末までには従業員に渡されることになっています。

ですが、源泉徴収票が個人の事情で必要になるときというのは、年末とは限りません。そして、もらったときには必要になると思っていなかったために、なくしてしまったということも起こり得ます。そのような場合は、会社で再発行の手続きを取りましょう。紛失したために再発行するというのは、気が引けるかもしれません。しかし、会社はもともと従業員から依頼された場合には、源泉徴収票を発行しなければならないという義務を負っています。また、源泉徴収票は、状況によっては1年間に何度もいろいろな手続きで提出しなければならないこともあります。必要となったときには、従業員には受け取れる権利があるので、遠慮せずに再発行をしてもらいましょう。

要チェック!源泉徴収票の再発行までの流れ

源泉徴収票の再発行には、それほど難しい手続きはありません。だからといって、まったく知識がないまま再発行しようとしても、どこに行って何をすれば良いのかまごついてしまいます。しかし、大まかな流れを知っておけば、手続きの際に迷わなくてすみ、余計な手間やストレスを抱えなくても良くなります。再発行までの流れをチェックしておきましょう。

源泉徴収票の発行元に連絡する

源泉徴収票の再発行をするには、まず発行元に連絡をします。会社員であれば、勤務先である会社です。パートやアルバイトなどで複数の会社に勤務している場合は、それぞれの勤務先から働いて得た収入分の源泉徴収票が発行されます。派遣会社に登録している場合は、勤務先は複数でも給与の支払いを行っているのは派遣会社なので、登録している派遣会社が発行元となります。
所得税に関する書類だからといって、市区町村の役所や税務署で発行するものではないので注意が必要です。そして、会社などでの源泉徴収票の発行を担当しているのは経理事務なので、その部署の担当者に口頭などで再発行を依頼しましょう。すでに会社をやめているといった事情で担当者に直接会うのが難しいときは、電話や郵送、メールでの依頼もできます。

再発行に必要なものを準備する

源泉徴収票の再発行では、申請書に記入して担当者に提出する必要があります。企業によっては手数料がいることもあるので、それらを準備して再発行に臨みましょう。申請書は担当者が渡してくれるため、役所などに行くようなことはありません。

書類

源泉徴収票再発行のための申請書には決まった書式があるわけではなく、それぞれの会社で作成しています。担当者に再発行を依頼すればその申請書が渡されるので、指示に従って記入します。記載する項目は、氏名や住所、再発行したい源泉徴収票の発行年度といったものです。源泉徴収票の再発行で添付書類が必要になることはあまりありませんが、会社によっては社内の規則で定められていることもあります。申請書をもらったときに、念のために他に必要となる書類がないか尋ねておくと安心です。

手数料

源泉徴収票の再発行では、手数料は基本的には無料です。しかし、これも会社によっては絶対ではありません。経理事務を税理士事務所などの外部に委託しているといった場合だと、再発行のつど手数料が掛かることもあります。年末調整の結果、従業員に発行される源泉徴収票は会社の義務なので無料でも、再発行で経理事務に支払わなければならない手数料は発行を依頼する人の責任になると考えられることがあるためです。これは会社にもよるので、経理事務が外部委託だと必ず掛かるというものでもありません。ですから、手数料の有無も、申請するときに確認しておくと良いでしょう。

余裕を持って手続きを!源泉徴収票の再発行にかかる時間について

申請書を不備なく提出できれば、あとは源泉徴収票が再発行されるのを待つだけです。再発行に掛かる時間は、一概にはいえません。社内に経理事務があれば即日発効されることもありますが、外部委託していたり、会社の本部で一括して管理していたりすると発効までに数日掛かることがあります。また、再発行された源泉徴収票が手渡されるとも限りません。郵送するところもあり、その分、届くまでに日数が必要です。ですから、源泉徴収票の再発行をしなければならないときには、日数に余裕を持てるスケジュールで依頼するようにしましょう。もし提出先の期日がせまっているなら、何日までに必要だと担当者に話しておくと便宜を図ってもらえることもあります。

こんなときはどうしたらいいの?再発行で困ったケース

源泉徴収票の再発行の手続きは難しくありませんが、状況によっては疑問やトラブルが出てくることがあります。そのような場合にも、適切なアドバイスや手続きを取れれば、問題は解決できることが大半です。起こりがちなトラブルと、その対処方法を知っておきましょう。

源泉徴収票の再発行を拒否されたら?

源泉徴収票の再発行をしようとしたときに、思わぬトラブルに見舞われることがあります。例えば、再発行を依頼しても会社側に拒否されるといったことなどです。源泉徴収票を従業員に発行するのは、所得税法で決められた雇用主の義務です。ですから、本来なら拒否されることはないのですが、すでに発行しているという理由で断られることもなくはありません。
そのようなときは、税務署に相談しましょう。そして、「源泉徴収票不交付の届出書」という書類を作成して提出することで、税務署は会社に対して作成するよう税務指導ができるようになります。届出書は、最寄りの税務署でもらうかインターネット上からダウンロードして印刷し、必要事項を記入します。記載内容は、届け出をする人間と源泉徴収票の発行を拒んでいる会社の名前や住所、勤続期間などです。そして、明細書のコピーを添付し税務署に提出します。手数料は掛かりません。
この方法を取れば、再発行されないということはまずありません。会社が倒産しているなどの理由で再発行してもらえないときでも、届出書を出すことで対応できることがあります。会社の会計記録は、倒産しても保管しなければならないことになっているからです。届出書を出すことで税務署を通して経理事務担当者に働きかけることができるのです。

転職後に前職の源泉徴収票が必要になったら?

転職したときには前職の源泉徴収票が必要になります。なぜいるのかというと、新しい職場でも年末調整をしなければなりませんが、経理事務で計算するためには前職の所得や所得税の納税についての情報がいるからです。ですから、年末だけでなく退職の際にも、勤めていた会社から源泉徴収票が発行されるのです。しかし、新しい会社での年末調整以外の理由で、転職してから元の会社の源泉徴収票を再発行しなければならなくなるときもあります。過去の年度の源泉徴収票について提出を求められることも、確定申告の還付などではあるからです。
しかし、人によっては前の職場に連絡するのは、ばつが悪いと感じることもあるかもしれません。できれば自分で直接依頼するのは避けたいという場合もあります。このようなときは、転職した会社の総務や人事担当者、税理士などに間に入ってもらい、そちらから前職場に再発行を申請するという方法があります。ただし、総務や人事の担当者にとっては本来の業務ではないので、やってもらえるのが当然だと考えてはいけません。本人でなければ受け付けられないと、前の職場から断られることもあるため、できれば自分で申請したほうが無難です。

再発行後にまた源泉徴収票が必要になったら?

会社に再発行してもらったあとに、また源泉徴収票をどこかに提出しなければならないという事態が起こることがあります。確定申告のように、源泉徴収票の原本を添付して書類を提出しなければならないような手続きが複数発生した場合などです。そのようなときは、経理事務担当者に何度も再発行を依頼することになって不安に感じるかもしれませんが、源泉徴収票の発行枚数に制限はありません。依頼すれば、何回でも再発行してもらえるのです。ただ、源泉徴収票は必ず原本を提出しなければならないわけではありません。提出先によっては、コピーでも可のこともあるのです。源泉徴収票を出さなければならないときには、説明をよく読んでコピーで対応できるものは対応しましょう。そうすれば担当者に余計な手間を掛けさせずにすみ、自分の負担も最小限に抑えられます。

再発行時に理由を聞かれたら?

源泉徴収票を再発行する際に、その理由を聞かれることがあります。住宅ローンの申請など、プライベートに関わることで再発行してもらいたいときには、それが重荷になるかもしれません。源泉徴収票の再発行で理由を話したり、申請書に記載したりする必要があるとは、法律では決められてはいません。そうさせるかどうかは、あくまで会社の方針なのです。ですから、デリケートな理由があって答えたくないなら、答える義務は発行を依頼する人間にはないのです。しかし、会社に尋ねられているのにつっぱねるというのは、なかなかできにくいところがあります。会社によっては、そのために再発行を断られる可能性もなくはありません。そのような場合は、くわしく説明しなければならないと思い詰めずに、紛失した、控除のために必要などといった、大まかな理由を話せば良いでしょう。

再発行すれば大丈夫!源泉徴収票がなくても慌てずに

源泉徴収票は、それほどサイズが大きくはない書類です。また、渡されるのが年末のあわただしい時期であることが多いために、ついいろいろな書類にまぎれて紛失してしまうこともあるかもしれません。なくさないことがベストには違いないのですが、うっかりは誰にでもあり得ます。そのようなときに源泉徴収票の再発行方法を知っていると、万一の場合に慌てなくてすみます。源泉徴収票は所得と納税に関する書類なので、思った以上に必要になる場面が多い書類です。再発行はそれほど手間が掛からず、枚数制限もありません。申請でトラブルが起きることもありますが、担当者や税務署などに問い合わせて対処すれば解決できるものがほとんどです。源泉徴収票が必要なときに見当たらなかったとしても焦らずに、再発行などの手続きを落ち着いて取りましょう。

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